Die neue Interne Kommunikation – so viel mehr als E-Mails und Intranet

Sprachrohr der Geschäftsführung. Schreiberlinge für’s Intranet. All-hands E-Mails en masse. Das sind die Dinge, die oft mit der Internen Kommunikation (IK) in Verbindung gebracht werden.

In einem Social Business – einem Unternehmen, das nach außen wie auch nach innen vernetzt ist, Wissen sichtbar und nutzbar macht und die Stakeholder in die Wertschöpfung einbindet – ist das aber nicht nur überholt, sondern sogar kontraproduktiv. Denn ein Social Business hat verstanden, dass modernen Mitarbeitern das Mitdenken, Mitsprechen und Mitentscheiden ermöglicht werden muss. Top-down Management Ansagen ohne Hintergrund und direkten Feedbackkanal sind passé. Ein neues Führungsmodell braucht auch eine neue Interne Kommunikation. 

Beim old-school Modell der Internen Kommunikation werden unzählige Arbeitsstunden für die Bespielung und Pflege des klassischen Intranets oder der langweiligen internen E-Mail Newsletter aufgewendet. Verständlicherweise, denn Beitragsfrequenz, Artikellänge, Klicks auf interne Stories – daran werden immer noch viele IK Profis gemessen. Wenn die IT nun also ein Collaboration Tool implementieren will, oder PR und Marketing externe Social Media Kanäle aufsetzen, wird die IK oft als Stiefkind behandelt und erst viel zu spät an Bord geholt.

Ein echtes Social Business versteht aber, dass das A und O für den erfolgreichen Einsatz von Social-Media-Technologien auf allen Ebenen die Kultur ist. Und diese wird vor allem durch die Interne Kommunikation geprägt. Nur dann kann man sinnvoll Social-Governance-Modelle aufstellen. Wenn die Kultur nicht mit „social“ zusammenpasst, dann kann man sich abmühen und plagen – es wird nicht funktionieren.

Die neue Interne Kommunikation muss mit den Technologien wachsen. Gerade bei der Einführung von internen Social Collaboration- und Kommunikations-Technologien wie Yammer, Microsoft SharePoint oder IBM Connections rückt der Community-Gedanke in den Vordergrund. Plötzlich muss die IK ein internes Netzwerk managen und eine wirkliche Vermittler-Rolle zwischen Management und Belegschaft einnehmen.

Mitarbeiter müssen täglich fühlen, dass offen und ehrlich mit ihnen kommuniziert wird – nicht nur an sie! Es gibt ein neues Produkt, eine neue Geschäftsausrichtung oder Veränderungen bei Prozessen? Statt einer unpersönlichen E-Mail sollten Kommunikationsformate mit Feedbackmöglichkeiten gewählt werden. Ein persönlicher Blogpost der Geschäftsleitung mit anschließender Diskussion im internen Social Network, zum Beispiel. Oder ein live ins Intranet übertragener Roundtable mit Echtzeit-Chat. Dieses Format hatte Microsoft Deutschland gewählt, als es darum ging, die Mitarbeiter über Änderungen bei der Bewertung ihrer Leistungen zu informieren. Mitglieder der Geschäftsleitung stellten sich den heiklen Fragen, die die Mitarbeiter via Chat-Funktion stellen konnten. Eine Moderatorin sortierte die Fragen, stellte sie den Teilnehmern direkt „on air“ und dort wurden sie auch ohne Netz und doppelten Boden vom Management beantwortet. Diese offene, authentische und respektvolle Kommunikation war ein voller Erfolg. Mehr als 500 Mitarbeiter wählten sich in den einstündigen Live-Stream ein, es gab eine rege Frage-Kultur, das Management konnte Zweifel und Unruhe bezüglich der neuen Bewertungskriterien auflösen und einmal mehr beweisen, dass eine offene und bidirektionale Unternehmenskultur nicht nur auf dem Papier gewünscht, sondern aktiv gelebt wird.

Die Interne Kommunikation muss bei dieser kulturellen Transformation der Leuchtturm sein – mit gutem Beispiel vorangehen und andere innerhalb der Organisation in die Lage versetzen, barrierefrei und effektiv miteinander zu kommunizieren.

 

Photo Credit: Florian Klauer via Unsplash



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Kommentare

  1. Patrick Maloney am

    Liebe Frau Atchison,

    danke für Ihren äußerst lesenswerten Beitrag, der hoffentlich von möglichst vielen IK- und IT-Verantwortlichen gelesen wird. Denn leider hat sich die Erkenntnis, dass es sich bei Social Business primär um ein unternehmenskulturelles und erst in zweiter Linie um ein IT-technisches Thema handelt, bislang noch nicht durchgesetzt.

    Nicht nur wer Peter Drucker gelesen hat, sollte wissen: „Culture eats strategy for breakfast.“ Dies gilt selbstverständlich auch für eine Social Business Strategie. Deshalb kann ich mich Ihrem Appell nur anschließen, sich als IK-Verantwortliche/r frühzeitig in die Ausgestaltung einer solchen Strategie einzubringen und das Feld nicht alleine den IT-KollegInnen zu überlassen. Denn ein IT-Tool bereitzustellen, sorgt noch nicht für Nutzer. Genauso wenig wie das Angebot einer Kommentarfunktion im Inter- oder Intranet automatisch dazu führt, dass Artikel auch kommentiert werden.

    Und davon auszugehen, dass sich Mitarbeiter von Tag 1 an begeistert auf die unternehmensintern angebotenen Social Media stürzen, nur weil sie außerhalb der Arbeit Facebook, Whatsapp und Twitter nutzen, ist ein Trugschluss. Denn unsere Unternehmen sind nach wie vor in vielen Fällen sehr hierarchisch geprägt, mit wenig Gelegenheit zu Bottom-up-Kommunikation und noch geringerem Anreiz, auch offen und kritisch Feedback zu geben.
    Schuld daran sind nicht zuletzt wir IK-Verantwortlichen, die wir allzu oft – nicht immer ganz freiwillig – in die Rolle des Sprechers der Unternehmensleitung, des Chef-Propagandisten oder des Hofberichterstatters schlüpfen. Der legendäre Baron Münchhausen hätte in den letzten Jahren vermutlich Karriere als IK-Verantwortlicher gemacht.

    Deshalb glaube ich ändert sich die Kommunikationskultur in Unternehmen auch nur, wenn sich zu allererst die IK-Funktion verändert. Dazu gehört zum einen das Abgeben von Kontrolle basierend auf der Erkenntnis, dass wir selbst in einem stark hierarchisch geprägten Umfeld nur einen Bruchteil der Kommunikation beeinflussen können. Denn auch ohne Social Business ist Many-to-Many-Kommunikation allgegenwärtig. Nur eben nicht öffentlich sichtbar, sondern gut hörbar in den Kaffeeküchen und Kantinen.
    Zum anderen sollte die IK-Funktion wieder stärker nach „journalistischer Unabhängigkeit streben“. Ich nutze in meinem Unternehmen jede mir bietende Gelegenheit, um zum Beispiel bei der Moderation von Führungskräfteveranstaltungen oder auch in Interviews mit unserer Geschäftsführung bewusst kritische und auch mal „freche“ Fragen zu stellen. Dann sehen die KollegInnen, die über Jahre an eine weich gespülte Phrasendrescherei gewöhnt wurden, dass es auch anders geht und dass einem dafür keiner den Kopf abreißt.

    Wichtig für die Vorbereitung der Unternehmenskultur auf ein Social Business finde ich zudem, neue Kommunikationsformate zu testen, die niederschwellig vermehrte Interaktion in einem relativ geschützten Umfeld zulassen. In der Vergangenheit wurden bei uns in Calls mit Führungskräften oder Mitarbeitern nie Fragen gestellt. Zu groß war die Unsicherheit der Call-Teilnehmer. Seitdem wir Fragen auch per Chat zulassen, hat sich das dramatisch geändert. Im letzten Mitarbeitercall mit ca. 2.600 Teilnehmern erreichten uns an die 100 Fragen.

    Durch solche und ähnliche Maßnahmen lassen sich meines Erachtens die Hürden für eine authentische und lebendige Many-to-Many-Kommunikation wirksam reduzieren, so dass wir dem Ziel, ein Social Business in dem von Ihnen beschriebenen Sinne zu werden, ein Stückchen näher kommen.
    Anschließend möchte ich noch einen Beitrag von zwei Kommunikationsberatern empfehlen, die den Weg zu einer digitalen Geschäftskultur skizzieren und ins gleiche Horn wie Sie und ich stoßen: http://www.deekeling.de/de/unsere-beratungsbereiche/corporate-rethinking/digitale-transformation/smart-service-welt/digitale-geschaeftskultur.html

    Viele Grüße
    Patrick Maloney

    Antworten
  2. Annabelle Atchison am

    Lieber Herr Maloney,

    vielen Dank für Ihren Kommentar und das Teilen Ihrer persönlichen Erfahrungen. 🙂 Es ist schön zu sehen, dass es Vorreiter wie Sie in Unternehmen gibt.

    Viele Grüße
    Annabelle Atchison

    Antworten
  3. INJELEA-Lesenswertes 29. März 2015 - INJELEA Blog am

    […] Die neue Interne Kommunikation – so viel mehr als E-Mails und Intranet – Mitarbeiter führen… “Sprachrohr der Geschäftsführung. Schreiberlinge für’s Intranet. All-hands E-Mails en masse. Das sind die Dinge, die oft mit der Internen Kommunikation (IK) in Verbindung gebracht werden.” […]

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