New Work Experiences_Bürogestaltung_vitra

Worum geht es?

Arbeitsplätze müssen an die Anforderungen der neuen Arbeitswelt angepasst werden. Mit Workplace Consulting hat der Möbelhersteller vitra ein Dienstleistungsangebot geschaffen, um Kunden über die Büroausstattung hinaus bei der (Neu-)Gestaltung ihrer Arbeitsplätze zu beraten und ganzheitlich zu begleiten. Dabei analysiert Vitra die Organisation, beteiligt Nutzer am Umgestaltungsprozess und etabliert produktive Arbeitswelten.

 

Warum wurde diese Methode eingeführt?

Heute werden Büroflächen nicht nur umgebaut, wenn die Kapazität der Flächen nicht ausreichend ist oder sie nicht mehr den technischen Anforderungen genügen. Stattdessen gewinnen in Zeiten des „War for Talent“ emotionale Faktoren bei der Gestaltung von Büroräumen immer mehr an Bedeutung. Die Gebäude sollen identitätsstiftend wirken und die Arbeitgeberattraktivität steigern. Zusätzlich bietet die räumliche Neugestaltung Chancen für Organisationsoptimierung und -ent­wicklung.

 

Welchen Mehrwert bietet diese Methode für Unternehmen?

Büroräume haben einen großen Einfluss auf die Produktivität. Der ganzheitliche Ansatz hebt die Bedeutung des Raums als strategische Ressource für die Wertschöpfungskette bei Wissensarbeitern. Zudem kann die Neugestaltung von Räumen Veränderungsprozesse initiieren und unterstützen. Vitra bietet seinen Kunden mit einem ganzheitlichen Ansatz und spezifischer Beratung eine individuelle und passgenaue Raumlösung, die den Erfolg der neuen Arbeitsumgebung durch Akzeptanz, Effizienzsteigerung und Mitarbeiterbindung erhöht.

 

Wie funktioniert die Methode?

Vitras bisherige Erfahrung zeigt, dass ein seriöser Planungs- und Realisierungsprozess allein nicht ausreichend ist für den Erfolg eines neuen Büros. Vielmehr sind zwei weitere Schritte erfolgskritisch:

  1. Analyse: Zunächst müssen im Rahmen eines Neu- oder Umbaus Grundlagendaten für die Planung und Umsetzung erhoben werden. Dazu werden bestehende Arbeitsprozesse hinterfragt, um Anforderungen für die Zukunft zu definieren. Folgende Bausteine können dabei eingesetzt werden:
  • Begehung: Im Rahmen einer Begehung erfolgt die kritische Auseinandersetzung mit der Qualität der Flächen und der Angebote für die Nutzer. Diese bietet Spezialisten hilfreiche Einblicke in die Organisation und die Chance auf kritische Selbstreflexion.
  • Interviews: Für sogenannte Nutzerinformationen bieten sich Interviews mit den Mitarbeitern an. Dabei können Fragen zur Ausstattung, zur Belegung von Arbeitsplätzen oder zur Nutzung von gemeinschaftlichen Angeboten gestellt werden.
  • Workshops: Je nach Größe der Organisation, Komplexität des Vorhabens und der zur Verfügung stehenden Zeit sind ein- oder mehrstufige Workshops möglich. Ideal ist der Beginn mit einem Strategie-Workshop mit Projektleitung und Unternehmensführung. Hier werden die strategischen und organisatorischen Leitplanken für das Projekt generiert. Ein Projektteam-Workshop hat zum Ziel, dass sich die Planungsbeteiligten mit der Planungsaufgabe und den Abhängigkeiten zwischen Technologie, Organisation und Raum auseinandersetzen. Es gilt, ein gemeinsames Verständnis für diese Abhängigkeiten zu schaffen und Fragen für nachfolgende Nutzerworkshops zu formulieren. In Nutzerworkshops geht es vor allem darum, die Mitarbeiter in den Planungsprozess einzubeziehen. Fragen zu Arbeitsanforderungen unterschiedlicher Nutzertypen wie Buchhaltung versus Marketing werden ebenso thematisiert wie Anforderungen an Kommunikationsflächen, Stauraum und Ausstattungen von Arbeitsplätzen. Dadurch entsteht ein gemeinschaftliches Bild vom zukünftigen “Lebensraum” Büro. 
  1. Kommunikation: Der so angestoßene Veränderungsprozess muss kommunikativ begleitet werden, um den Willen zur Veränderung zu etablieren. Jeder nicht direkt einbezogene Mitarbeiter muss informiert und zum Umgang mit der neuen Situation befähigt werden. Denn verstehen die Mitarbeiter die Gründe für die Veränderung, werden sie Teil der Entwicklung. Ein guter Rhythmus von Mitarbeiter-Input, -Interaktion und permanenter Information verhilft dabei zu Klarheit und schützt das Planungsteam vor Fehlern.

 

Folgende Inhalte sollten bei der Planung der Veränderungsprozesse unbedingt Berücksichtigung finden:

  • Professionelle Moderation des Gesamtprozesses
  • Information und Beteiligung der Mitarbeiter durch Unternehmensführung und Projektteam
  • Regelmäßige Kommunikation zum Status des Projektes und der Projektschritte in die Belegschaft
  • Bei großen Vorhaben schafft eine Pilotfläche Sicherheit in Hinblick auf Akzeptanz und Qualität
  • Feedback-Runden im gesamten Projektverlauf helfen, organisatorische und Planungsfehler zu verhindern
  • Schulung der Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Möglichkeiten
  • Hotline für organisatorische und technische Probleme beim Umzug minimiert Frustration und lässt negative Stimmung erst gar nicht aufkommen
  • Nachbetreuung bzw. Coaching nach dem Einzug
  • Erarbeitung von Spielregeln zum Umgang miteinander

Je nachhaltiger und interaktiver diese Aktivitäten den gesamten Veränderungsprozess begleiten, umso stärker wird ihre positive Wirkung auf die Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter sein. Aktives Change-Management beweist vom ersten Tag an, dass die neue Arbeitsumgebung nicht zuletzt zu einer neuen Arbeitskultur führen soll, sondern bereits jetzt der gelebte Ausdruck einer Unternehmenskultur ist, die aktive Partizipation in den Mittelpunkt stellt.

Greifen Analyse-, Planungsprozess und Kommunikation mit den Mitarbeitern ineinander, ergeben sich daraus entscheidende Synergieeffekte. Der Planungsprozess wird verkürzt und die Akzeptanz der Lösung steigt.

 

Tipps zur Einführung dieser Methode

Voraussetzungen für flexible Raumstrukturen, moderne Formen der Zusammenarbeit und die Neuorganisation von Arbeitsprozessen sind neben der Einbeziehung der Mitarbeiter das Engagement von HR und eine moderne Informations- und Kommunikationstechnologie. Letztere ermöglicht es, dass sich Mitarbeiter innerhalb und außerhalb des Unternehmens frei bewegen können und jederzeit Zugriff auf ihre Werkzeuge haben. Damit muss auch die IT-Abteilung Teil des Projektteams sein.

Die Unternehmensführung fällt nicht nur die strategische Entscheidung für einen Neu- oder Umbau bzw. Umzug. Sie muss sich aktiv am Projektverlauf beteiligen sowie die Ergebnisse einzelner Projektphasen reflektieren, Alternativen abwägen und richtungsweisende Entscheidungen treffen. Die Koordination des Gesamtprojektes erfordert eine Projektleitung. Sie ist für die Steuerung des Projektverlaufes sowie die Sicherstellung der Projektziele hinsichtlich Qualität, Zeit und Kosten verantwortlich.

 

Reflexion und Ausblick

Die Komplexität der Bürogestaltung wird oftmals unterschätzt. Entsprechend lassen sich aus Vitras Sicht folgende Empfehlungen ableiten, die rückblickend jeweils den Erfolg der Projekte ausmachen:

  • Büros sollten als Vehikel für die Organisationsentwicklung gesehen werden und nicht nur als Ansammlung von Tischen und Stühlen.
  • Der Widerstand der Mitarbeiter sollte nicht unterschätzt werden. Durch die Einbindung kann deren produktive und kreative Energie das Ergebnis des Gesamtprojektes entscheidend verbessern.
  • Eine neue Arbeitsumgebung fordert Veränderungen in Führung und Zusammenarbeit sowie Informations- und Kommunikationstechnologie.
  • Büros «funktionieren» nur dann, wenn sie Tätigkeiten, Arbeitsorganisation und Unternehmenskultur stützen.
  • Der Erfolg des Projekts ist abhängig von der Akzeptanz der Mitarbeiter.

 

Wie kann Einwänden von Seiten der Mitarbeiter begegnet werden?

  • Einwände gegenüber der Veränderung sollten aufgriffen werden, um konstruktiv darauf reagieren zu können. Bei Einzelfällen muss versucht werden, die Einwände zu klären, bei Anhäufungen derselben Einwände sind diese zu versachlichen und neue Lösungswege abzuleiten.
  • Insgesamt sind aktives Zuhören, Raum für Einwände, Wertschätzung und die Beteiligung der Mitarbeiter wichtig, um die Vorteile für jeden Einzelnen sichtbar zu machen.
  • Auch die strategische Bedeutung für das Unternehmen sollte erläutert werden.

 

Mehr zu unserer Reihe “New Work Experiences”:

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Dieser Beitrag wurde auf Basis eines Interviews mit Bettina Atzgerstorfer von Vitra verfasst.

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