New Work Experiences_Haufe_Teamrecruiting

Beschreibung der Methode & Hintergrund

 

Worum geht es?

Agilität wird in einer neuen, dynamischen Arbeitswelt zunehmend zu einer der zentralen Anforderungen an Unternehmen. Haufe versucht, diese nicht nur extern in Bezug auf ihre Produkte, sondern auch intern umzusetzen: durch agiles Teamrecruiting – zunächst für ein Projekt im Bereich Small Businesses und Customers – konnten sie das Reaktionstempo bei vielversprechenden Bewerbungen deutlich steigern und sichern sich von Anfang an das Commitment des Teams.

 

Warum wurde diese Methode eingeführt?

Agile Teams definieren sich über Team-Ziele und deren Erfolge. Sie organisieren sich selbst und entscheiden flexibel, wer welche Aufgaben übernimmt. Ein agiler Recruitingprozess durch das Team soll eine optimale Besetzung im Projektteam ermöglichen und so die Fluktuation sowie weitere durch Fehlbesetzung entstandene Probleme verringern. Denn gerade der Cultural Fit ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Mitglieder in Teams. Zudem trägt Teamrecruiting längerfristig dazu bei, dass eine agile innere Haltung und Einstellung ganz selbstverständlich ins Unternehmen getragen und dort verankert wird und so immer mehr selbstorganisierte High-Performance-Teams entstehen.

 

Welchen Mehrwert bietet diese Methode im Unternehmen?

Ein schneller Rekrutierungsprozess ermöglicht die Einsparung von Zeit und Ressourcen. Durch vorab geschulte Team-Mitglieder werden im Prozess gezielt die richtigen und individuell auf die Position angepasste Fragen gestellt. So wird schnell ersichtlich, ob ein Bewerber aus methodischer, aber auch sozialer Perspektive zu den Peers passt. Das gegenseitige Kennenlernen ist dabei beidseitig: Auch der Bewerber erhält die Möglichkeit, seine potenziell zukünftigen Arbeitskollegen kennenzulernen.

 

Wie funktioniert die Methode? 

Das Recruitingteam setzt sich aus fünf Kollegen des Projektteams, einem Manager oder Vorgesetzten der jeweiligen Fachdomäne sowie einem HR-Consultant zusammen und funktioniert auf Basis der folgenden Schritte:

  1. Telefoninterview durch den Vorgesetzter des Fachgebiets (30-60 Min.)
  2. Persönliche Interviews:
    1. Fachinterview mit einem Mitglied des Projektteams mit gleichem fachlichen Hintergrund sowie einem Vorgesetzten des Fachgebiets
    2. Mehrsprachiges und bilaterales social Fit Interview mit drei Kollegen aus dem Projektteam
    3. Abschlussgespräch mit dem Vorgesetzten sowie dem HR Consultant mit der Möglichkeit für den Bewerber, Fragen zu stellen
    4. Entscheidung durch das komplette Recruitingteam
    5. HR übernimmt die weitere Abstimmung mit dem Bewerber, wie die Übermittlung des Angebots, Arbeitsvertrags oder der Absage

Ziel von Haufe ist es, zwischen Bewerbungseingang und Vorstellungsgespräch maximal 14 Tage verstreichen zu lassen, um so auch auf die steigende Nachfrage nach gut ausgebildeten Fachkräften und dem damit zusammenhängenden Wettbewerb um Bewerber zu reagieren. Deshalb findet auch das sogenannte Entscheidungsmeeting unmittelbar nach dem Interview statt, bei dem jedes Mitglied des Recruiting-Teams mit einem klaren «Ja» oder «Nein» abstimmt. Jeder im Recruitingteam besitzt eine gleichwertige Stimme. Gründe und Argumente für oder gegen einen Bewerber werden erst nach der Abstimmung diskutiert. So soll sichergestellt werden, dass jeder seine eigene Meinung und Sichtweise vertritt und keine Gruppendynamik entsteht.

Nach dem Austausch der Argumente findet eine erneute, finale Abstimmung statt. Der Bewerber erhält nur dann einen Arbeitsvertrag, wenn alle für «Ja» gestimmt haben. Eine Gegenstimme im Recruitingteam führt zu einem weiteren Gespräch mit dem Bewerber, um etwaige Fragen klären und einen zweiten Eindruck gewinnen zu können.  Die bisherige Erfahrung mit diesem Recruitingprozess zeigt allerdings: Bewerbern, die bereits in der initialen Abstimmung mindestens zwei Gegenstimmen erhalten haben, wurden auch nach dem erneuten Austausch selten eingestellt.

 

Tipps für Einführung dieser Methode

 

Welche Voraussetzungen sind für die Einführung nötig?

Ein erster wichtiger Schritt sind Abstimmungsgespräche. Sowohl auf Ebene der Geschäftsführung als auch denen der jeweiligen Fachbereiche sind Abstimmung und Absegnung nötig. Schließlich müssen, bevor von außen die „richtigen“ Personen an Bord geholt werden können, zunächst intern alle an Bord sein. Ein weiterer Punkt, um während des Rekrutierungsprozesses tatsächlich Zeit und Ressourcen einsparen zu können, ergibt sich durch vorab getroffene Vereinbarungen bzw. Regeln und Schulungen: Vor Einführung der Methode wurde daher der Prozess im Detail dokumentiert und die Interviewschwerpunkte pro Person festgelegt. Kollegen, die bisher keinerlei oder wenig Erfahrung im Bereich Recruiting hatten, wurden vorab durch HR-Kollegen geschult. Ebenfalls wurden für bestimmte Bereiche Gesprächsleitfäden und eine Bewertungsmatrix erstellt, sodass die spätere Abstimmung auf Basis klarer Kriterien erfolgen kann.

 

Reflexion und Ausblick

Bislang war die Resonanz der eingeführten Methode durchweg positiv. Ein heterogenes Team das trotzdem in seiner Teamkultur optimal zusammenspielt, gilt als massgeblicher Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche und agile (Weiter-)Entwicklung der eigenen Produkte und des gesamten Unternehmens. Entsprechend lautet das Fazit: Teamrecruiting hat sich bisher als sehr erfolgreich und zukunftsweisend erwiesen und soll daher fester Bestandteil bleiben – mit Ausblick auf eine flächendeckendere Einführung.

 

Was lief besonders gut?

  • Innerhalb von drei Monaten konnte ein Team mit 17 Personen aufgebaut werden.
  • Zwei Mal hat das Team den Chef überzeugt, d.h. es gab zwei Teamzugänge, die es ohne den gemeinsamen Entscheidungsprozess nicht gegeben hätte.
  • Es ist ein echtes Team! Diskussionen wie „das ist nicht meine Rolle“ oder „dafür haben wir niemanden im Team“ gibt es nicht. Durch das Team-Recruiting entstand auch ein klares Bild über den notwendigen Skill- und Social-Mix im Team. Lücken wurden nach und nach geschlossen.
  • Die Feedbacks und Diskussionen im Recruitingteam haben die Jobprofile und die Formulierung der Stellenausschreibung stetig verbessert. Auch das Zusammenspiel zwischen Linienvorgesetzten und dem Projektteam hat gut funktioniert.
  • Die überwiegende Mehrzahl der Recruiting-Entscheidungen wurde nach dem ersten Gespräch getroffen. Das hat die Recruiting-Zeit extrem verkürzt
  • Die zeitnahe Durchführung der Recruiting-Entscheidung am Tag des Interviews und das schnelle Feedback an die Bewerber haben zu einem echten „Wow-Effekt“ und extrem positiver Außenwirkung geführt.
  • Der Spirit, der im Projekt in der täglichen Zusammenarbeit gelebt wird, ist im Recruitingteam verankert und das wird bereits im Bewerbergespräch vermittelt. Somit haben die Bewerber schnell ein gutes Gefühl für die spätere Zusammenarbeit bekommen und konnten dadurch auch für sich zeitnah eine Entscheidung für das Projekt treffen.
  • Jeder, der eine innere Motivation hat und sich mit dem Thema Recruiting beschäftigt, kann einen wichtigen Beitrag zum Recruiting leisten – nicht nur der Chef oder HR.

 

Welche Herausforderungen & Tipps für die Zukunft sind festzuhalten?

  • Das 14-Tage-Recruitingziel war eine echte Herausforderung hinsichtlich der Terminkoordination. Sowohl im Projektteam als auch in der HR-Abteilung mussten hierfür die entsprechenden Ressourcen freigeschaufelt werden.
  • „Recruiting hatte Vorrang vor allen anderen Aufgaben im Team“ – auch das war ein Thema, da die Recruiting Termine ad hoc aufgesetzt wurden und dadurch andere Aufgaben nicht gemacht werden konnten.
  • Die initiale Zusammenstellung und das gemeinsame Mindset („Wie und wen wollen wir einstellen?“) im Recruitingteam herzustellen war zeitintensiv. Generell ist das Recruitingteam das erfolgskritischste Element – alles was hier nicht bis ins kleinste Detail im Vorfeld geklärt ist, führt später zu unprofessioneller Wahrnehmung bei den Bewerbern oder sorgt für Frust im Team selbst.
  • Im Recruitingteam wird ein breites Wissen über unterschiedliche Skills benötigt, damit die Gespräche und die Bewertung der Kandidaten zielführend sind.
  • Das Telefoninterview sollte zur Vorselektion genutzt werden, da andernfalls zu viele persönliche Gespräche geführt werden und damit der Zeitaufwand für das Recruiting Team zu groß wird.

 

 

Mehr zu unserer Reihe “New Work Experiences”:

Banner_NewWorkExperiences_mais

Ähnliche Beiträge

Chefs im Hintergrund Beschreibung der Methode & Hintergrund   Worum geht es? Die knapp 90 Mitarbeiter starke Firma Tele Haase bezeichnet sich selbst als gleich...
Recruiting auf Augenhöhe Was macht die Leobersdorfer Maschinenfabrik? Die Leobersdorfer Maschinenfabrik, mit Sitz in der gleichnamigen niederösterreichischen Marktgemeinde, i...
Agilität auf Schwäbisch Beschreibung der Methode & Hintergrund Eigentlich fertigt der schwäbische Maschinenbauer Heermann Maschinenbau GmbH (Hema) Bandsägetechnik und Sc...

Kommentare

Es wurden noch keine Kommentare hinterlassen

Nie wieder einen Beitrag verpassen

Gerne halten wir Sie über neue Trends und Themen im Bereich mitarbeiterzentrierte Unternehmensführung auf dem Laufenden.