New Work Experiences_Daily Business_sipgate

Daily Business fast jeden Tag

Open Friday bei sipgate

Beschreibung der Methode & Hintergrund

 

Worum geht es?

Beim Internet-Telefonie-Anbieter sipgate ist nur fast jeden Tag «Daily Business» angesagt. Jeden zweiten Freitag findet der sogenannte «Open Friday» statt. Bei diesem Open Space Format kommen alle ca. 150 Mitarbeiter des Düsseldorfer Unternehmens zusammen und haben die Möglichkeit, über Themen zu sprechen, die sie gerade beschäftigen. Um Motivation, Engagement, und vor allem Innovationen innerhalb des Unternehmens voranzutreiben, sind den Themen bewusst keine Grenzen gesetzt – alles, was sipgate im weitesten Sinne dienlich ist und die Firma weiterbringen könnte, ist wärmstens willkommen. Entsprechend groß ist deren Bandbreite, wie diese Beispiele zeigen:

  • “Vater unser”: Wie gestalten sich Arbeits- und Privatleben als Familienvater heute?
  • “Inline Hockey”: Soll eine eigene Mannschaft für sipgate aufgebaut werden?
  • “DevOps”: Ein aktuelles Problem unter Entwicklern und die Suche nach Unterstützung zur Findung von Lösungsansätzen
  • “Dogs@sipgate”: Wie viele Hunde können und wollen wir im Büro haben?

Welchen Mehrwert bietet diese Methode im Unternehmen?

Beim Open Friday geht es nicht darum, auf Knopfdruck innovativ zu sein. Vielmehr soll ein Raum geschaffen werden, in dem Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich gemeinsam mit Kollegen Themen zu widmen, die sie aktuell umtreiben oder auch herausfordern. Das Format ist dabei bewusst nicht mit Verpflichtungen verbunden, wie etwa der Vor- und Nachbereitung von Themen oder dem Zwang, Ergebnisse liefern zu müssen. Der vorgegebene Rahmen ist grundsätzlich ergebnisoffen. Durch das Gefühl der gemeinsamen Verantwortung und der Überzeugung, dass jeder Mitarbeiter einen Unterschied machen kann, entstehen Motivation und Engagement am Arbeitsplatz. Zusätzlich wirkt der Open Friday auch als Werkzeug, um für bestimmte Themen «die Temperatur zu messen» und in einem definierten Rahmen zu diskutieren, bevor sie in die Tat umgesetzt werden.

Wie funktioniert die Methode? 

Der Open Friday findet alle zwei Wochen von 10.00 bis 16.00 Uhr statt. In dieser Zeit herrscht weitestgehend kein regulärer Betrieb. Lediglich die Kundenbetreuung findet in diesem Zeitraum weiterhin statt, d.h. die Telefone klingeln weiter und werden beantwortet. Alle 150 Mitarbeiter dürfen kommen, müssen aber nicht. Es besteht keine Anwesenheitspflicht. Wenn jemand aus der Kundenbetreuung teilnehmen möchte, muss er oder sie selbst eine Lösung aussuchen, um am Open Friday teilnehmen zu können. Zu Beginn wird jedes Thema nacheinander auf einem Post-it an ein Whiteboard gepinnt und währenddessen vom jeweiligen Themen-Owner in etwa 20 Sekunden am Mikrofon vorgestellt – die Vorbereitung einer Präsentation ist nicht erforderlich.

Neben dem Zeitfenster erhält jedes Thema einen zugeteilten Raum, wo es mit dem jeweiligen Themen-Owner erörtert werden kann. Hierbei gilt: Jeder Mitarbeiter kann entscheiden, an welchen Diskussionen er sich beteiligen möchte und nach Belieben hin- und herwechseln. Es gibt keine Mindestzahl an Mitarbeitern pro Thema – manchmal versammeln sich fünf, ein anderes Mal sind es 20 Mitarbeiter.

Trotz der Offenheit gibt es aber auch bestimmte Spielregeln, die zu Beginn jedes “Open Friday” vorgestellt werden:

  • “It starts, when it starts”
  • “Law of two feet”: Wenn du denkst, du kannst nichts mehr lernen und/oder beitragen, dann kannst du gehen.
  • “It’s over, when it’s over”: Wenn ein Thema geklärt ist, ist es vorbei. Es gibt keine künstliche Verlängerung.
  • Der zeitliche Rahmen darf überzogen werden, ggf. mit einem entsprechenden Raumwechsel.
  • “Whoever come, are the right people”: Alle Interessierten kommen rein aus Eigeninitiative, um ohne Zwang etwas beizutragen. Dadurch kann ein fruchtbarer Nährboden für konstruktive Diskussionen entstehen.
  • Während der “Open Fridays” werden (noch) keine finalen Entscheidungen getroffen, um auch abwesenden Mitarbeitern ein Mitspracherecht zu gewähren. Jedoch kann entschieden werden, eine Testphase anzustoßen, um auf Basis dessen eine Entscheidung zu treffen. So wurde beispielsweise experimentiert, ob sipgate ihre Demo (ihre Version der Reviews) zeitlich für die ganze Firma von einem auf einen anderen Tag verschieben möchte.

 

Je nach Emotionalität und Impact der Themen – beispielsweise der Frage nach einer 30 Stunden-Woche – dauert es mitunter länger und bedarf einer ausgiebigeren Diskussion, um eine finale Entscheidung treffen zu können. Um 16.00 Uhr aber kommen alle Teilnehmer des “Open Friday” zu einer Abschlussrunde zusammen, bei der alle Themen-Owner ein kurzes Fazit im Plenum ziehen. Um zu symbolisieren, dass die “Open Fridays” nicht primär ergebnisorientiert sind, werden diese nur im kleinen Rahmen mit einem Foto des Whiteboards und allen Post-its sowie einer kurzen Zusammenfassung der Diskussionen dokumentiert und anschließend im Intranet veröffentlicht. Einziges Ziel dieser Dokumentation ist die Informationen über die Themen, an denen man selbst nicht teilgenommen hat.

Tipps für die Einführung dieser Methode

 

Welche Voraussetzungen sind für die Einführung nötig?

Die größte Herausforderung stellt nicht die Umsetzung dar, sondern das Vertrauen in die Mitarbeiter. Es wird darauf gebaut, dass diese motiviert sind, sich von selbst einbringen, an ihren Ideen arbeiten und dann den Raum schaffen, um diese Ideen auch umzusetzen. Eine weitere Schwierigkeit kann  darin liegen, den Mitarbeitern während des “Open Friday” – also praktisch einen ganzen Arbeitstag – “frei” zu geben. Da das reguläre Daily Business an diesem Tag ausfällt, kann es hilfreich sein, den Workload in der Open Friday-Woche geringer zu gestalten und so bewusst Raum für diesen Tag zu schaffen.

Reflexion und Ausblick

“Es erscheint immer wieder überraschend, wie unterschiedlich die vorgestellten Themen sind und es ist dabei immer wieder faszinierend, wie fruchtbar die Diskussionen sind und wie viele sich einbringen”, so SCRUM-Master Pia Heinze. Sie ist der Überzeugung, den “Open Friday” weiterhin so beizubehalten und empfiehlt dabei unbedingt, keine Themen vorzugeben und inhaltlich frei zu bleiben. Nur so kann sichergestellt werden, dass das ganze Potenzial des Konzepts ausgeschöpft wird und nicht vorab Boxen entstehen.

Die wichtigste Regel dabei: Immer miteinander reden. Auch und insbesondere dann, wenn mal etwas nicht klappt. Sipgate hat die Erfahrung gemacht, dass das Konzept bis zu einer gewissen Unternehmensgröße gut funktioniert. Wenn Eskalation droht, können Mediatoren (bei sipgate meist durch die SCRUM-Masters verkörpert) weiterhelfen. Das Credo – ganz im Sinne von SCRUM, aber auch New Work – lautet daher: Neues sollte ohne große Vorabplanung oder feste Fristen ausprobiert werden. Wenn der Prozess dann einmal ins Stocken gerät, sollte das Konzept nicht aufgegeben, sondern eher entsprechend angepasst werden.

 

 

 

 

Mehr zu unserer Reihe “New Work Experiences”:

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Dieser Beitrag wurde auf Basis eines Interviews mit Pia Heinze (SCRUM-Master bei sipgate) erstellt

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